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Odoo-Angebote aus E-Mail und PDF: Artikel und Preise prüfen
Ein Kunde fragt drei Kartons Schrauben und fünf Dichtungssätze an. Die PDF ist lesbar. Die kaufmännische Entscheidung ist trotzdem offen: Wie viele Stück enthält ein Karton, welcher Katalogartikel passt und ist der Wunschpreis des Kunden genehmigt?
Prüfe Odoo-Angebotsentwürfe aus E-Mail und PDF als kontrollierte Übertragung. Bewahre die Anfrage auf, ordne Artikel und Einheiten dem freigegebenen Katalog zu und beziehe Preise von der zuständigen Stelle. Binde die Freigabe vor dem Versand an genau diese Entwurfsversion. Unklare Positionen und geänderte Bedingungen müssen erneut geprüft werden.
Recherchestand: 5. November 2026. Produktangaben beruhen auf Odoos offizieller Dokumentationsquelle für Version 20.0. Anfrage, Katalog und Preise sind künstlich erstellte Beispiele. Die herunterladbaren Prüfungen wurden weder gegen Odoo noch mit einem KI-Modell ausgeführt. Sie beschreiben das nachzuweisende Verhalten einer Umsetzung.
Was soll die Eingangsbearbeitung erstellen?
Die Eingangsbearbeitung soll einen Verkaufsangebotsentwurf erstellen, der die Kundenanfrage erhält und jede ungeklärte Position zeigt. Extraktion und Entwurfserstellung bekommen nur die dafür nötigen Rechte. Angebotsversand und Auftragsbestätigung brauchen getrennte Entscheidungen. Eine interne Prüfung belegt noch nicht, dass der Kunde die Bedingungen angenommen hat.
Odoo 20 dokumentiert getrennte Aktionen für Versand und Bestätigung. Die Bestätigung erzeugt einen Verkaufsauftrag. Außerdem gibt es die konfigurierbare Einstellung Mandatory Product. Ein verpflichtend verknüpfter Artikel belegt noch nicht, dass er zur Kundenanfrage passt.
Lege das gewünschte Verhalten fest, bevor du die Eingangstechnik auswählst. Nach unserer vorgeschlagenen Regel darf die technische Identität einen Entwurf vorbereiten und Prüfbelege anhängen. Sie darf weder versenden noch bestätigen, Lieferzusagen machen oder neue Katalogartikel anlegen. Eine berechtigte Person gibt das geprüfte Angebot im vorgesehenen Vertriebsprozess frei.
Das sind umzusetzende und zu prüfende Anforderungen. Wir behaupten damit keine Standardberechtigungen einer Odoo-Installation. Ein ausgeblendeter Button beschränkt nicht automatisch andere Schreibwege. Lass dir das Ergebnis mit der tatsächlichen Integrationsidentität und den Kontrollen der Anwendung zeigen.
| Schritt | Erlaubtes Ergebnis | Benötigter Beleg |
|---|---|---|
| Anfrage erfassen | Nachricht und Anhänge mit einer Anfragereferenz erhalten. | Originalinhalt und eingegangene Version. |
| Vorschläge vorbereiten | Kunde, Artikel, Mengen und Bedingungen vorschlagen. | Fundstelle jedes vorgeschlagenen Werts. |
| Kaufmännische Positionen klären | Freigegebene Katalogartikel, Einheiten und Preise auswählen. | Geklärte Kennungen, Preiskontext und offene Punkte. |
| Entwurf prüfen | Aktuelle Version für den erlaubten nächsten Schritt genehmigen. | Prüfer, Version und wesentliche geprüfte Werte. |
| Angebot freigeben | Über den berechtigten Vertriebsprozess versenden. | Gültige Freigabe und exakt versandtes Dokument. |
Welche Odoo-Funktionen solltest du zuerst demonstrieren lassen?
Lass den benötigten Eingangsweg und das erzeugte Angebot auf deiner installierten Odoo-Version demonstrieren, bevor du Individualentwicklung beauftragst. Prüfe die beteiligte App, Konfiguration oder Erweiterung, ihren Ausgabedatensatz und mögliche Folgeaktionen. Eine Dokumentfunktion kann einen Teil lösen, ohne damit Artikelzuordnung oder kaufmännische Freigabe nachzuweisen.
Die Dokumentation zum PDF Quote Builder beschreibt die Zusammenstellung ausgehender Angebotsdokumente. Diese Seite belegt keinen Eingangsprozess für beliebige Kunden-PDFs.
Bringe eine echte, für diesen Zweck freigegebene Probe mit und dokumentiere das Ergebnis. Bleibt die Quellposition erhalten? Was passiert bei einer unbekannten Artikelnummer? Kann eine vorbereitete Position ungeprüft versendet werden? Kläre Version, Edition, Hosting und Modulanforderungen für den konkreten Weg. Eine ähnlich benannte App belegt keine Gleichwertigkeit.
Odoos Preislisten-Dokumentation erklärt, dass vorgeschlagene Preise im Verkaufsauftrag überschrieben werden können. Eine ausgewählte Preisliste allein weist deine Preisfreigaberegel deshalb nicht nach.
Brauchst du einen externen Ablauf, prüfe vor der Umsetzung Zugriff und Hosting. Die Angebotsprüfregeln bleiben gleich, unabhängig davon, welcher Mechanismus den Entwurf erstellt. Dieser Beitrag bewertet die Vertriebsentscheidung. Er behauptet weder das Fehlen sämtlicher nativer Eingangswege noch die Notwendigkeit einer eigenen KI-Lösung.
Was muss der Prüfer pro Angebotsposition sehen?
Der Prüfer braucht die Originalanfrage neben der aufgelösten kaufmännischen Position und den Gründen für offene Punkte. Trenne Kundenwortlaut, Extraktionsvorschlag und geschäftlich freigegebenen Wert. So werden ein falscher Artikel, eine falsche Einheit oder ein falscher Preis sichtbar, ohne den gesamten E-Mail-Verlauf erneut rekonstruieren zu müssen.
| Beleg | Beispiel | Unterstützte Entscheidung |
|---|---|---|
| Quellreferenz | RFQ-204.pdf, Seite 1, Position 1. | Findet der Prüfer die Anfrage wieder? |
| Kundenwortlaut | „3 Kartons BOLT-M8-20, je 100 Stück“. | Welcher Artikel und welche Menge wurden angefragt? |
| Katalogzuordnung | Freigegebene Artikelkennung und ausgewählte Variante. | Ist der gemeinte verkäufliche Artikel ausgewählt? |
| Einheitenumrechnung | 3 Kartons × 100 Stück = 300 Stück. | Steht die bepreiste Menge in der richtigen Einheit? |
| Preiskontext | Kunde, Währung, Gültigkeitsdatum und freigegebene Regel. | Warum ist dieser Stückpreis zulässig? |
| Ausnahme | Zwei Katalogkandidaten oder eine gewünschte Preisänderung. | Wer muss die offene Frage klären? |
| Freigabereferenz | Prüfer und Entwurfsversion. | Deckt die Freigabe die aktuelle Position ab? |
Trenne Kundenidentität und Artikelzuordnung. Ein bekannter Firmenname genügt nicht, wenn mehrere Kundenkonten unterschiedliche Konditionen haben. Der Leitfaden zu Kundenzuordnung und Feldverantwortung hilft, wenn HubSpot an dieser Übergabe beteiligt ist.
Ein Modell darf eine Zuordnung vorschlagen. Das Prüfpaket sollte den Kandidaten und seine Auswahlbegründung behalten. Eine unbekannte Kundenteilenummer braucht eine freigegebene Zuordnung oder Rückfrage. Sie darf nicht unbemerkt zum neuen Katalogartikel werden, nur weil sich eine Position leichter anlegen als fachlich klären lässt.
Wie verändern Einheiten und Preise den Angebotsentwurf?
Kläre Einheiten und Preiszuständigkeit, bevor du einen Entwurfsbetrag als Angebotssumme behandelst. Auch korrekt erkannter Text kann einen falschen Betrag ergeben, wenn aus einem Karton ein Stück oder aus einem Wunschpreis ein genehmigter Preis wird. Offene Positionen bleiben sichtbar. Eine Zwischensumme ohne diese Positionen muss als unvollständig erkennbar sein.
Die fiktive Anfrage RFQ-204 enthält drei Positionen. Beispielkatalog und genehmigte Preise sind für diese Rechnung erfunden. Sie sind weder Odoo-Standardwerte noch Marktpreise oder Modellergebnisse.
| Kundenanfrage | Prüfentscheidung | Beispielrechnung | Offener Schritt |
|---|---|---|---|
| 3 Kartons BOLT-M8-20, je 100 Stück. | 300 Stück des freigegebenen Katalogartikels verwenden. | 3 × 100 × 0,18 € = 54,00 €. | Verpackung und geltenden Preis bestätigen. |
| 2 Filterpatronen FX-2. | FX2-A und FX2-B bleiben plausible Varianten. | Kein Preis und keine Positionssumme ausgewählt. | Benötigte Variante erfragen. |
| 5 Dichtungssätze SK-4, Wunschpreis 12 € je Satz. | Wunschpreis und freigegebenen Beispielpreis von 15 € getrennt halten. | 5 × 15 € = 75,00 €; gewünschter Betrag: 60,00 €. | Kaufmännischen Preis freigeben oder Anfrage verhandeln. |
Die erste und dritte Position ergeben eine Teilzwischensumme von 54,00 € + 75,00 € = 129,00 €. Die offene Filterposition, Steuern und Versand fehlen. Wer 129,00 € als vollständiges Angebot ausweist, verdeckt die noch offene Entscheidung.
Über fünf Dichtungssätze beträgt die Preisdifferenz 15,00 €. Übernimmt der Ablauf den Wunschpreis direkt in das freigegebene Preisfeld, gewährt er diesen Nachlass ohne Geschäftsentscheidung. Halte beide Werte sichtbar, damit der Prüfer die Wirkung einer Freigabe erkennt.
Entferne jetzt „je 100 Stück“ aus der ersten Position. Im Dokument stehen weiterhin drei Kartons, aber die Umrechnung ist offen. Halte die Position zurück, solange weder freigegebener Katalog noch Kundenvereinbarung die Verpackungsmenge festlegen. Eine vertraut wirkende Modellschätzung ersetzt diese Grundlage nicht.
Ändert eine neue Anfrage drei Kartons auf vier, prüfe Menge und Preiskontext erneut. Zum selben Beispielpreis kosten 400 Stück 72,00 €. Auch die anwendbare Preisregel kann sich ändern und braucht Prüfung. Übernimm die frühere Freigabe nicht allein deshalb, weil die Artikelnummer gleich blieb.
Wann muss ein freigegebenes Angebot erneut geprüft werden?
Ein Angebot muss erneut geprüft werden, sobald sich ein wesentlicher, von der Freigabe abgedeckter Wert ändert. Benenne diese Werte ausdrücklich: Kundenkonto, Artikel oder Variante, Menge, Einheit, Preis, Währung und Bedingungen. Vergleiche beim Versand die genehmigte mit der aktuellen Version. Bei Abweichungen ist eine neue Entscheidung erforderlich.
In unserer vorgeschlagenen Regel erlaubt die Freigabe den Versand einer bestimmten Entwurfsversion. Sie erlaubt weder eine Auftragsbestätigung noch einen Ersatzartikel oder eine spätere Preisänderung. Bewahre das tatsächlich versandte Dokument mit seiner Version auf. So bleibt nachvollziehbar, was der Kunde erhalten hat.
Setze die Kontrolle an jedem möglichen Freigabeweg durch. Eine Oberflächenprüfung schützt keinen Integrationsaufruf, der sie umgehen kann. Lass die verbotene Aktion mit der Eingangsidentität versuchen. Prüfe anschließend Geschäftsdaten und Belege zum ausgehenden Versand.
Unterscheide außerdem eine doppelte Anfrage von einer neuen Version. Eine weitergeleitete Kopie gehört nach der vereinbarten Identitätsregel zum vorhandenen Eingang. Ein geänderter Anhang verlangt Vergleich und erneute Prüfung. Der Odoo-n8n-Leitfaden zur Wiederherstellung behandelt Wiederholungen und doppelte Auswirkungen, nachdem diese fachliche Unterscheidung getroffen ist.
Wie nimmst du den Ablauf ohne erfundene KI-Genauigkeit ab?
Nimm den Ablauf anhand tatsächlicher Geschäftsergebnisse für vereinbarte Anfragen ab, einschließlich unklarer und geänderter Eingaben. Miss Modellverhalten erst nach Ausführung des gewählten Modells. Eine entworfene Prüfliste beschreibt erwartetes Verhalten. Sie belegt weder Extraktionsgenauigkeit noch Prüfaufwand oder Zuverlässigkeit eines nicht ausgeführten Connectors.
Die Abnahmematrix mit zwölf Angebotsfällen umfasst Beispielpositionen, fehlende Verpackungsmengen, unbekannte Kundencodes, unklare Währungen, Wiederholungen, geänderte Anhänge und verbotene Versand- oder Bestätigungsversuche. Alle Ausführungsstatus beginnen mit NOT_RUN.
- Begrenze den Eingang. Benenne unterstützte Dokumentarten, Sprachen, Kunden und Katalogbereiche. Andere Anfragen bleiben in einer manuellen Warteschlange.
- Genehmige das erwartete Geschäftsergebnis. Ein zuständiger Vertriebsprüfer legt Artikel, Einheit, Preis und Haltegründe fest, bevor Modellvorschläge bewertet werden.
- Bewahre das ganze Prüfpaket auf. Sichere Fundstellen, Vorschläge, endgültige Entscheidungen und die Entwurfsversion jeder Position.
- Prüfe blockierte Übergänge. Zeige, dass offene Positionen und veraltete Freigaben keinen Versand nach der vereinbarten Regel erlauben.
- Erfasse Korrekturen und Aufwand. Miss nach einem echten Lauf die Arbeit der Prüfer und die bis zum letzten Entwurf verbliebenen Fehler.
- Leite den nächsten Umfang aus beobachteten Fehlern ab. Wiederkehrende Variantenfragen können Katalogarbeit oder Kundenklärung erfordern, bevor ein anderes Modell hilft.
Für Zuordnungsvorschläge in größeren Importen nutze den separaten Leitfaden zur Odoo-KI-Mapping-Validierung. Dieses Prüfpaket betrifft die kaufmännischen Angebotspositionen. Es ist kein allgemeiner Benchmark für Dokumentextraktion.
Prüfe zu jeder verbotenen Aktion auch eine erlaubte, die gelingt. Ein Ablauf, der jeden Versand ablehnt, verschickt zwar kein falsches Angebot. Er erledigt aber auch die Vertriebsaufgabe nicht. Die Freigabenachweise müssen zeigen, dass das richtige geprüfte Dokument den erlaubten nächsten Schritt erreicht.
Was würden wir zuerst automatisieren?
Wir würden mit einem begrenzten Katalog und einer Eingangsrolle beginnen, die nur Entwürfe vorbereitet. Ein Prüfer bearbeitet den gesamten kaufmännischen Vorgang mit sichtbaren Quellbelegen. Erweitere erst nach Beobachtung der tatsächlichen Korrekturen und Ausnahmen. Prüfe native Funktionen zuerst und beauftrage fehlendes Verhalten mit klarer Verantwortung und Abnahmebedingung.
Der Vergleich von Standard- und Individualsoftware hilft bei der Wahl zwischen Modul und gepflegtem Ablauf. Für Wavects API-Integrationsservice bringst du eine typische Anfrage, ihr freigegebenes Angebot und die derzeit aufwendigsten Ausnahmen mit. Damit lässt sich eine erste Lieferung konkret abgrenzen.