Software-Projekte richtig bepreisen

Die meisten kennen die Nachteile von Stundenabrechnung und fragen stattdessen nach Festpreisen. Was, wenn wir dir sagen, dass Festpreise bei Software-Projekten auch nicht besser sind? Dieser Blogpost ist für dich – damit dich die nächste Rechnung deines Software-Dienstleisters nicht kalt erwischt.

Zuerst einmal: Jedes Projekt ist anders. Wir haben Kunden, mit denen wir grundsätzlich auf Stundenbasis arbeiten, und Kunden, die von uns einen Festpreis bekommen haben. Die besten Erfahrungen haben wir jedoch mit dem agilen Festpreis gemacht.

Bevor wir uns anschauen, was der agile Festpreis ist, lass uns kurz die Vor- und Nachteile klassischer Preismodelle besprechen:

Stundenabrechnung

Abrechnung auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit. Dienstleister und Kunde einigen sich auf einen fixen Stundensatz und arbeiten auf vereinbarte Ziele hin. Der Projektumfang ist meist vage definiert.

• Gut für Software-Agenturen, wenn sie den Aufwand unterschätzt haben.
• Generell gibt es weniger Budgetsicherheit – die Endkosten können höher ausfallen als erwartet.
• Dafür ist das Projekt deutlich flexibler – Anforderungen können sich ändern, ohne bürokratischen Aufwand oder Projektverzögerungen.

Fixed Price

Festgelegter Preis für das Projekt mit einem klar definierten Leistungsumfang. Aufgaben außerhalb des Scopes werden meist nach Stundensatz oder als separates Angebot abgerechnet.

• Gut für Software-Agenturen, wenn sie den Aufwand überschätzt haben – schlecht für Kunden, weil sie dann zu viel bezahlen. Bei Festpreisen müssen Dienstleister immer einen Unsicherheitspuffer einrechnen, damit sie selbst nicht draufzahlen.
• Generell gibt es viele Unsicherheiten. Projektanforderungen müssen bis ins letzte Detail spezifiziert werden (Overhead), was das Projekt selbst sehr unflexibel macht, sobald neue Anforderungen entstehen.
• Hat der Dienstleister den Aufwand unterschätzt, bricht die Qualität drastisch ein – weil es sich nicht mehr kostendeckend verhält (siehe Abbildung).

"Opfere niemals den Plan für vermeintliche Schnelligkeit."

Agiler Festpreis

Es gibt ein weit verbreitetes Missverständnis unter Software-Dienstleistern rund um Agiles Projektmanagement. Ein agiler Ansatz macht Planung nicht überflüssig – genau das wird aber leider allzu oft gelebt.

Deshalb unterteilen wir größere Projekte in der Regel in 3 Phasen.

Und fast noch wichtiger: Damit du nicht abhängig wirst. Jede Projektphase ist so aufgebaut, dass du nicht in eine „Agentur-Falle" tappst. Das bedeutet: Du hast jederzeit die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu beenden und das Projekt intern oder mit einem anderen Dienstleister weiterzuentwickeln – ohne von vorne anfangen zu müssen.

1. Discovery-Phase

Innerhalb von 1–2 Wochen sammeln wir so viele Informationen wie möglich und entwickeln gemeinsam eine Strategie für dein Projekt. Das umfasst u.a. Monetarisierungsstrategien, das eigentliche Projektziel (z.B. Kosten sparen, Investoren überzeugen oder ein direkt profitables & marktfähiges Produkt entwickeln).

Am Ende der Phase erhältst du ein Konzeptdokument. Je nach Projektgröße umfasst es 1–5 Seiten und stellt ein eigenständiges Deliverable dar, das du nutzen kannst, um zu anderen Software-Agenturen zu gehen oder das Projekt intern umzusetzen.

Dieses Dokument ist keine Anforderungsspezifikation, sondern deckt wesentliche Kernpunkte rund um dein Projekt ab – Prioritäten, Timelines, Kernfunktionalitäten und vieles mehr, was sonst häufig vergessen wird.

2. Testphase

Jetzt geht's ans Eingemachte. Wir starten dein Projekt!

In der Testphase werden ein Stundensatz und ein Stundenbudget festgelegt. Die Testphase ermöglicht einen früheren Start und schafft Klarheit über die Projektkomplexität und die tatsächlichen Anforderungen. Außerdem kann schnell auf neue Anforderungen und User-Feedback reagiert werden.

Während der Testphase erhältst du laufende Updates zum Fortschritt deines Projekts. Zusätzlich wird der Fortschritt in Abständen von 1–2 Wochen von dir oder einem deiner Mitarbeiter reviewt, damit sich das Projekt in die gewünschte Richtung entwickelt.

Sobald das Stundenbudget aufgebraucht ist, werden die Anforderungen und der Software-Stand bewertet. Wurde das definierte Projektziel noch nicht erreicht, geht das Projekt in die „Finalisierungsphase" über.

Das Ergebnis der Testphase ist nicht zwingend ein MVP ("Minimum Viable Product"), sondern ein eigenständiges Deliverable inklusive Dokumentation, das du bei Bedarf durch andere Agenturen oder intern weiterentwickeln kannst. Wurde in der Discovery-Phase das Ziel „Erster zahlender Kunde" definiert, arbeiten wir gezielt darauf hin.

3. Finalisierungsphase

Wenn möglich, werden die verbleibenden Projektanforderungen als Epics und User Stories definiert. Diese werden dann als Festpreise angeboten und bieten mehr Budgetsicherheit.

Das ist möglich, weil alle Beteiligten klare Vorstellungen von den Prioritäten und Zielen des Projekts haben.

Außerdem konnten die größten Unsicherheiten im Projekt in der Regel bereits beseitigt werden.